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每个职场人,都应该成为「时间管理师」

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很多人当上管理者后,就变成了大忙人,优雅从容,不复存在。

 

每天早会晚报,来自上级、下属、伙伴部门的应急任务与支持需求让人应接不暇,感觉被不停歇的电话、微信、各种协同办公工具上的沟通淹没了,根本静不下心来,进入不了工作状态。

 

知乎上「时间管理」这个话题下超过20万人关注,更有人问道:身为管理人员,每天80%的时间在开会,只剩下20%时间处理公务,该怎么确保工作效率?

 

 

一、忙碌≠高效

 

这种痛苦来自工作的“失焦”。

 

管理/协同工作,必不可少的环节就是沟通,而无论如何去提升沟通效率,微信、邮件、钉钉等诸多移动工具本身所产生的“数字化干扰”,会更容易导致“失焦”现象的产生。

 

加拉格尔2009年在她的著作《全神贯注》中就指出了短信和电子邮件使人上瘾的问题,放在信息轰炸的今天更是如此。

 

我们常常一整天的回复微信和邮件,感觉即时回应和完成了许多事,这样的感受成为一种“成就感”,使我们沉迷于此,但回过神来却发现今天又没有完成那些需要花费大块时间和精力思考、沉下心去做的事情。

 

其实,无论是人在职场,还是远程工作,我们都要学会如何聚焦,提升工作效率。

 

 

二、第一步:找到“焦点”

 

你一定想到了,是的,我们要来“决定优先级”,让要事优先。

 

有许多方法来帮助你确定优先级,例如常用的“重要紧急矩阵”。但你真的拿起纸笔实际填写过吗?

 

 

图片来源:英跃在线课程《计划与组织》精华笔记

 

试一试实际填写一次本周或本月计划,你就会发现“选择困难”,多数事情看起来都重要,最后填写结果就容易形成一个头重脚轻的矩阵。

 

你当然发现了这个矩阵的后果,但道理都懂,为何却难以取舍呢?

 

因为“聚焦一些事”,就意味着要放弃另一些,而我们不知道要放弃多少、放弃哪一个。

 

这时,有什么办法能帮助自己做抉择呢?不妨来问问以下三个问题:

 

问题一

 

我需要做什么事情?

 

Tip  当下企业或部门最需要我做什么?如果你是团队的管理者,还可以思考,需要我的团队做什么?

 

问题二

 

我能从什么事情上获得最大的收益?

 

Tip  为了避免“瞎忙”,还需要思考我或我的团队的哪些工作对公司最有价值?低收益的事情优先级下调,尽量把时间和资源投资在关键环节。

 

问题三

 

什么事情能让我或团队获得最大的满足感?

 

Tip  考虑到人自身自我满足与发展需求也非常重要,尤其是作为团队管理者,兼顾事与人能够最大化的带来动力和效率。

 

 

三、第二步:找到“终点”

 

有时候,我们其实很清楚“焦点”,但忙着忙着却失焦了。

 

这个时候,我们需要“以终为始”,找到那个终点,根据终点所期待达成的目标,来分解你的任务,细化至具体行动,一部分一部分的去完成,直至最终实现。

 

例如,你想要重新设定年度计划,那么这个任务所期待的“产出”是什么呢?可以给自己设定一个明确目标。

 

接下去就是要将这个目标任务拆解成多个大大小小的可操作的行动项,例如:和下属/老板沟通需求、网上搜索线上产品资料、联系咨询供应商,等等。将每一项工作具体化、时效化并落实到人。

 

为避免拆解和细化工作中遗漏环节和杂乱反复,如果涉及较为复杂的项目,可以采用甘特图、鱼骨图、WBS(Work Breakdown Structure,工作分解结构)等方法来进行管理,并设定阶段性里程碑,做好进度跟踪,保证产出。

 

 

四、第三步:今日计划

 

找到了焦点、分解了任务,为自己聚焦蓄能的第三步,是合理规划个人的时间和精力。

 

根据第一、二步明确的优先事项和任务拆解,确定每天必须要完成的核心产出,基于核心产品来安排今日计划。

 

我们可以把时间分为CRE三类:

 

  • 协同工作时间(Communication)

 

我们每天一定需要各种沟通会议,建议在提倡有效、高效沟通的前提下,将这些会议定时化,并且尽量集中安排在一个时间段,例如上午或下午,为其他工作预留出大块的时间。

 

同时,如非必要情况或特定岗位,微信消息建议集中时间回复,例如,早中晚各留15-30分钟,一次性回应,以免总是看微信导致的时间碎片化和心神不宁。

 

  • 正常工作时间(Routine)

 

每天必须要预留出的时段,在这个时段,你需要完成你今日最重要的工作,完成必须的核心产出。

 

  • 应急工作时间(Emergency)

 

我们正面临不确定性,每天都可能有突发事件,尽量给每日计划留出一个缓冲空白时段是个好方法,例如,每天下班前的1小时。如当日无突发,也可以提前产出,或思考梳理工作。

 

如果你是管理者,还需要帮助团队厘清优先任务与工作项,并做好授权与辅导工作。

 

上班的效率高低,正是对我们企业的组织能力和员工的个人能力发出的考验,比如:计划与组织能力在这个特定时段显得尤为重要。

 

尝试反复应用以上三步,不仅能帮助我们缓解“失焦症”,从长远来看,也能进一步提升我们的计划与组织能力,提高日常工作的效率。

 

如今,越来越多的变化正在发生。

 

一方面,我们要保持开放的态度,运用应对变化中积累的经验,蓄势并提升能力,迎接反弹;另一方面,明了和掌握未来的趋势,未雨绸缪,顺势而为,以期在未来斩获更多的机会。

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