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远程带队,辅导技巧划重点

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作为公司HR一枚,前天一大早接到BOSS的电话轰炸——

 

“你赶紧给我出一个考核办法!再这么继续放鸭子,公司迟早要垮!”

 

正躺在床上刷抖音的我,被怒火中烧的BOSS吓得立马弹起来。仔细询问后才知道,导火索是源自公司新媒体部,昨天晚上老板微信留言要求今天中午发布的稿件现在还未报他审批,部门负责人一直不回他消息也不接语音电话,不知道到底什么情况……这也难怪老板会抓狂。

 

新冠疫情后,远程办公成了企业开工的绝大多数选择。然而老板们的内心是忐忑的,员工不在眼皮底下,效率怎么保障?带团队的管理者也焦虑异常,面对面辅导已不容易,现在远程办公,辅导下属该从哪里入手?与常规面对面辅导有什么差别呢?

 

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远程辅导难在哪里?

 

习惯了面对面沟通辅导的管理者,面临下属居家办公,如何更好的把控业务节奏、给其精准有效的辅导呢?

 

别急,我们先梳理清楚,看看远程辅导会遇到哪些困难点。

 

常见的主要如下两种:

困难1:沟通方式不一样

 

 

“艾伦曲线”研究表明,同一办公室的员工,对于潜在问题平均要交流38次,而不同工作场地的员工在遇到问题时,交流只有8次.

 

因此正常办公有非常多的交互,不仅能面对面,更重要的是大家对目前的情况和问题通过交流会更加了解,沟通上不论采取哪种方式,都简单直接。

 

而远程辅导,由于不在现场,沟通方式上就需要适当微调,为了便于去找问题和辅导关键点,管理者需要花点心思去复盘或澄清目前的问题,对整个过程了解的越细致,客观,才便于我们进行有效辅导。

困难2:取证难

 

面对面辅导的时候,下属的表情、神色、语气、语态等相对客观的呈现在我们面前,即使管理者没有受过专业训练,众多蛛丝马迹也能便于我们快速辨别下属的内心想法。

 

另外作为管理者,正常办公时能直接看到下属的工作状态,例如旁听打电话或者陪同拜访客户等,这些有利的条件,可以便于我们直观的掌握大量信息和素材,去快速找到问题,就机会点和组员深入沟通,达成共识。

 

而远程辅导,由于不在现场,例如下属和客户谈判的具体情况,基本是依靠他们自己的表述来判断,表述是否清晰、是否真实、表述是否隐藏了某些信息,这些都会给辅导带来不小的挑战,如何有效取证,来辅助自己做辅导决策,会是一个不小的考验。

 

受限于远程辅导无法面对面和不在现场,远程辅导会遇到沟通方式和取证两个困难点。

 

这就需要管理在现场重现上下点功夫,而其他基本的辅导流程,仍遵循:识别问题对症下药、善用技巧进行辅导、提供支持和资源,这个辅导三部曲。

 

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远程辅导常用电话、视频等辅导技巧总结

 

不在工作现场,不能面对面,这是远程辅导的特殊性。

 

受制于地理和空间限制,管理者针对远程的下属,常用的辅导工具就会借助于电话、语音、视频、邮件等,当然,随着技术的日益革新,会有更多新的通讯工具出现,但抛开远程辅导工具本身,远程辅导沟通的流程和要点,基本不变,梳理总结如下:

 

第一:识别问题对症下药。

 

在正式讨论前明确辅导议题,通过询问澄清状况,找出辅导的机会点

和现场辅导一样,为了客观还原现场,主管远程辅导也要遵循“2多1少”原则,多听、多问、少说。

 

第二:运用倒推法了解实际状况,从结果往前推。

 

以终为始,为了快速了解来龙去脉和寻找关键点,我们可以倒推法,从结果反推。比如为了提升销售客户跟进成效,管理者可以在辅导时问这些问题:这个客户我们定的跟进目标是?现在与客户达成?那没有达到什么?客户的反应是怎么样的?你认为原因在哪里?…

 

第三:管理者主动确定正式辅导讨论的时间和频率,并做好日常反馈。

 

针对远程办公的下属,依据各自团队的业务情况,主管可以事先和组员约定辅导时间和每周频次,让组员提前有一个心理预期,这样辅导时,也可以做好检核。

 

第四:多用开放式提问,电话辅导时,善于运用沉默促使他说话。

 

封闭式和开放式,是我们提问题的两种主要方式。

 

开放式问题,类似医生看病的望闻问切的问,又类似雷达扫描,辅助我们快速捕捉问题点。

 

如果是通过电话进行辅导,还能够用销售技巧中常用的“沉默法则”,就是询问一个问题,然后沉默五秒,看对方是否先说话,只要对方开口,碎片化信息就有了判断的依据。

 

第五:偶尔说:XX稍等,我把这几点记一下,并故意多加几次确认。

 

我把这几点记一下,会给对方感受到尊重和重视,并内心中促成一种约定,和所谓的口说无凭,需立字为据,有异曲同工之妙。

 

重要的事情说三遍,有时候,特意对某个共识,多加几次确认,比如:我可以理解为XXX,对吧?通过多几次确认,有助于推进共识的落地执行。

 

如今,远程办公已成为企业降本增效的新选择,据调研,46%的人力资源专业人士预计,到2022年所在企业的员工队伍中至少有20%由灵活人才或者临时工组成。

 

好的远程辅导需要大量的实战经验洗礼,才能练就火眼精金。更重要的是,远程辅导,本身也是对管理者跨区域远程管控的一种历练,为晋升承担更大的管理责任和走向更级别层次管理奠定好的基础。

 

那么,你/你的领导者ready了吗?