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【沟通培训】互动比管理工作更重要

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过去的研究显示,领导者的工作有七大核心要务:决策与驱动成果,引领变革,辅导与提升绩效,建立团队忠诚与信任,影响力人脉与伙伴关系,激励创新,有效招募培育及留任人才。为了完成这些核心任务,除了管理外,即将时间用于规划、处理行政事宜及安排工作进度等,领导者需要透过良好的沟通培训,即将时间用于与下属、团队成员、伙伴、上级领导及客户交流,来赢得认同与推动事情的完成。

 

领导者时间分配

 

领导者的时间该如何分配?

 

想象一下,若是一位领导者总是坐在办公桌前忙于规划与安排工作进度等管理任务,缺乏与他人的沟通和互动,即便他有好的决策,要如何在团队及组织中传递?面对变革时,即使拥有完善的计划,缺乏有效的沟通及互动,要如何协助他人接受以推动变革?在工作中,若不规划时间与员工进行辅导对谈,要如何提升其能力与促进绩效的达成 ?更遑论在团队建设、伙伴协作、人脉建立、招聘与培育人才等各个领域若要发挥领导作用,都少不了与他人进行沟通交流,因此有效的互动构成了领导力的核心。

 

然而,互动是否有效(或是无效 ),除了受领导者本身的互动技巧影响外,其中很关键的一点就是:人们能与领导者取得联系的时间有多少!如若连对话的时间都很少,有再好的技巧,辅导的成效都会受到影响,员工忠诚度将下降,影响力也随之不复存在。

 

由此可知,领导者在互动或管理上所分配的时间会对其团队及成果产生巨大影响。

 

不幸的是,现今人与人之间的互动越来越少,各层级领导者都表示,一系列管理任务已让其不堪重负,即便有心但也没有足够的时间与员工交流互动。调研结果显示,平均而言,领导者更愿意将近一半(中国40% vs. 全球41%)的时间用于互动,但目前他们只能抽出约四分之一(中国25% vs.全球27%)的工作日时间与他人沟通交流。更糟糕的是,领导者认为企业希望他们将更多时间投入在管理(中国39% vs. 全球44%)而非互动(中国32% vs. 全球23%)。在这样的意识与环境下,领导者很难真的投入时间于沟通互动,长此以往,上述各项要务、员工忠诚度、敬业度都将受到不利影响。

 

更关键的是,调研显示如果领导者没有足够的互动,对自身也会出现不利的反向趋势。那些表示会花更多时间管理而不是互动的领导者,相较那些花较多时间互动的领导者,其工作忠诚度低32%,一天工作结束后感觉精疲力尽的可能性高1.5倍,一年内离职的可能性亦高出两倍!

 

重视互动的企业获益更多

 

行动聚焦:有效互动让领导者和企业获益

 

针对以上种种,我们提供了以下几项建议:

 

鼓励与确保团队互动

 

就企业而言,虽然相较于2015年的调研结果,对领导者在管理及互动时间分配的期待已经进步很多,但整体而言仍是偏重管理大于互动。因此,建议企业可以在内部沟通、文化,甚至政策上能对此更多鼓励与支持,以塑造一个正面支持鼓励互动的环境。除此之外,我们知道领导者在工作中为了完成任务与达成绩效,一般而言,比较容易确保与上级、客户或伙伴的互动时间,而最常忽略或省去的则是与下属或团队的互动时段。因此也建议领导者能在自己的日程安排中预定与下属及团队成员对话或辅导的时间,以确保有足够的时间留给他们。

 

事实证明,重视互动是衡量领导者忠诚度和留任率的重要指标。相较于那些表示自身公司更注重管理而不是互动的领导者,那些表示自身公司更重视互动的领导者更有可能在各个层级上认为其领导力很出色,尤其是高层领导者。此外,这些领导者在工作中的忠诚度也高得多。他们也更有可能热情对待工作,感受到工作的价值和意义。最重要的是,他们不太可能觉得自己必须离职才能取得进步,获得发展。这对企业是百利无害的行动!

 

强化优质互动能力

 

在本次调研中我们发现一个有趣的现象,即便有超过40%以上的中国领导者认为自己在沟通和同理心等能力都能充分有效掌握,但仍有超 过65%以上的领导者认为沟通和同理心是在未来三年中非常重要且需要进一步发展的能力!更有甚者,只有不到1/5的领导者对于「帮助团队成员缓解疲惫感」、「辅导有绩效问题的员工」、「帮助他人接受变革」这些重要领导工作有信心。

 

这些数据都告诉我们领导者们在沟通互动能力上亟需提升。

 

DDI 凭借高效度的评鉴中心对数以万计的领导者进行评鉴。在领导力模拟情境中,我们对众多能力进行了广泛测评,但同时着重关注其中关键的互动技能:

  • 维护自尊,加强自信
  • 仔细聆听,善意回应
  • 寻求帮助,鼓励参与
  • 分享观点,传情达理(建立信任)
  • 给予支持,鼓励承担(树立主人翁意识)

 

沟通培训

 

我们发现,领导者严重缺乏这些互动技能,并且高层领导者在某些能力(如辅导和影响力)方面的表现比中基层还要弱。因此,我们建议除了企业需要让所有层级的管理者,对自己的人际互动技能和取得的结果负起责任外,也须积极提供相关培训或支持来发展有效的沟通互动技能。目前,在我们的调研中,仅不到一半的领导者表示自己曾经接受过正式的沟通、辅导、授权及同理心等的培训。

 

同时我们也知道,要培养积极有效的动技能并不容易,除了借助我们为数以万计的领导者提供培训的经验外,企业也需辅以多次的练习与及时反馈,促进领导者们采取行动实践及提升自我洞察力,这样将能有效协助他们培养起有效的互动技能。

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