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难以启齿的辅导话题

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职场中,管理者需要辅导的问题通常分为两类:

 

1、结果未达预期:

 

工作结果在数量、质量,或时效性上,未达预期。比如:业绩未达要求,项目延期、客户抱怨居高不下、报告出错率太高。

 

2、行为有偏差:

 

也就是工作的行为对于结果、团队、他人,已经造成负面影响,或是明显不吻合公司价值观。比如:会议中不断打断或批评他人,不断抱怨、影响他人工作情绪,不厘清、直接指责其他部门,交付延迟但没有告知相关人等。

 

一般主管会觉得困难的,是第二种,因为那多半跟对方的个性有关,很难启齿。

 

但个性已经造成了“行为的偏差”,正是主管应该要及时辅导的。因为,“行为影响结果”,行为不改变,会影响结果的达成。

 

但为什么难谈,因为很多主管在谈的时候,踩了一些坑,达不到激发员工改变的目的:

 

1、主管常常把自己看不顺眼的行为,认为是有偏差的行为。

 

如:员工不愿意参加团队聚餐,被贴上“不合作”的标签。但其实不参加团队聚餐对工作没有影响,也没有在工作上有不合作的状况。

 

只是,你是个社交性强的人,你的员工不是,而你不能接受。

 

2、使用了对性格批判的言语,容易造成反弹。

 

如:你态度很差、你很不友善、你性格太负面,你很自私不考虑别人,你格局不够,这些表达,虽然是你眼中的事实,但是对对方而言,你就是在对人不对事。

 

当对方觉得你是针对他时,当然很难谈。

 

3、控诉对方的意图,而不是着重在需要调整的行为。

 

如,“你是因为要报复他上次拒绝你的要求”、“你就是想拍马屁”、“你就是想要联合其他人来反对我的提案”,“你看他不顺眼”。

 

这些,都会让你的谈话陷入僵局,因为你已经对别人的意图做出了控诉,不论是不是事实,人都会防卫,也会觉得被误解,就会让这样的谈话更加困难。

 

所以,这种跟行为相关的问题到底要怎么谈呢?在这边给大家几个建议:

 

1、分辨什么要说,什么不要说

 

在你要进行偏差行为的辅导时,第一步是先想一下,这样的行为对团队及他人,对公司价值观,或对工作结果造成了多大的影响。

 

因为,员工处理事情的方法步骤可能跟你不一样,不同并不代表不好。

 

再者,每个人都有很多缺点,也不见得每个行为上的缺点都对工作有很严重的影响。所以,你得在行动前,先想想,这是不是真的是偏差行为。

 

2、着重在行为上,对事不对人

 

明确的点出对他人或团队有影响的偏差行为是什么。如:“我看到过去几次你在会议上不断打断他人发言并批评他人,虽然你的建议也有道理,却打击了其他人参与的积极性。”

 

这样的说法,聚焦在行动上,而不是对他的性格或是意图做出评断,会比较容易谈,对方也会比较容易接受。

 

3、澄清原因

 

他的行为背后可能有一些原因,即便不论什么样的原因都不能成为偏差行为的借口,你还是需要让员工能够抒发背后的原因,因为,每个人都有被聆听的需要。

 

先让他觉得被聆听且不被批判,自然会平心静气的意识到自己有可能需要改变。如:“你为什么会选择直接打断且批评他人的建议呢?”

 

有可能这个员工是真心觉得他人的建议很不可行,他很忙所以不耐烦直接听下去。虽然行为还是有偏差,但是,这样的原因是可以被理解的,知道他的想法,后续也才能讨论如何改善。

 

4、引导员工思考偏差行为持续的后果,及改变了会带来的好处

 

你可善用发问的力量,问员工“如果你持续的不更新进度给到其他人,对你会有什么影响?如果你能给到他人持续的更新,对工作会有什么好处?对你会有什么好处?”

 

若要激发一个人改变,必须让他自己意识到不改变的坏处及改变的好处,才能提升改变的意愿。

 

5、引导员工思考如何改变

 

继续善用发问的力量,引导员工思考如何改变。

 

如:“下次你又觉得别人的建议很蠢的时候,除了打断并批评他,还有没有更好的说法,可以同时表达你的观点又不打击别人的积极性?”

 

善用问题的力量引导员工思考如何改变,员工会更愿意改变,因为那是他自己提出来的。

 

6、在引导的过程肯定员工愿意改变的心态及行为

 

要一个人承认错误及改变是很不容易的,所以,你应当在引导的过程中,适度的肯定员工愿意改变的行为。

 

比如,你可以说:“谢谢你坦承分享你这样做背后的原因”,“谢谢你愿意尝试”,“你很聪明啊,知道改变对你的好处”,“你自己提的做法很好”,等等。以上的这些肯定,可以鼓励员工做出改变。

 

7、持续追踪及反馈行为的改变不是一蹴而就的

 

所以,身为主管,你需要针对期待他改变的行为,鼓励他持续的去收集他人的反馈,以追踪自己改变的进展。

另外,若你看到员工的改变,应该给予立即的肯定,若员工持续出现偏差行为,你也需要给他立即的反馈,帮助他调整。

 

希望大家能善用上述的要诀,当员工出现偏差行为时,激发他能够做出改变。

 

(本文由DDI英跃原创,作者叶庭君,DDI全球副总裁、大中华区董事总经理、首席顾问。如需转载请联系400-9697-622.)

 

 

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